Arquivar um documento é garantir segurança às informações ali presentes, sejam elas de importância vitalícia, que contenham data de retenção, um prazo específico ou simplesmente que garantem a organização da vida das pessoas (ou de quem quer que seja o proprietário dos documentos).
Quando falamos de Contabilidade, falamos de relatórios e demonstrativos contábeis, documentos fiscais, jurídicos, trabalhistas, e tantos outros.
Se você não sabe onde está ou já perdeu aquele “monte de documentos importantes”, você sabe como a sensação é ruim (e nem vamos falar do prejuízo, burocracia e tempo para resolver o problema).
Arquivar não é somente colocar tudo em uma gaveta. Pelo menos não na Júnior Moreira Contabilidade. A propósito, até o clipe tem o lado certo de ser colocado.
Aqui, após a utilização dos documentos para os fins necessários, eles são encaminhados até a Júnior Moreira Arquivo de Documentos (JMA), onde são separados pelos profissionais, indexados no nosso software exclusivo JMC Pro (desenvolvido dentro da nossa empresa), guardados e monitorados 24 horas por dia, sete dias por semana, por câmeras e por uma empresa de segurança no nosso espaço exclusivo destinado aos documentos.
Após a indexação, os documentos são separados por pastas ou caixas – ambas de material resistente para evitar a deterioração com o passar dos anos – vão para o corredor e prateleira previamente definidos e ficam à disposição daquelas pessoas autorizadas. São milhões de folhas que, quando solicitadas, chegam na mão da pessoa em questão de poucos minutos, tudo graças à organização exigida por padrão.
Os documentos arquivados e mantidos na JMA, bem como aqueles que permanecem na JMC são considerados ativos que transitam pelas mãos de nossos profissionais e centenas de empresas clientes.
Para garantir um controle absoluto dessa movimentação, todo documento, seja uma folha, uma pasta ou uma caixa, só sai das instalações com autorização dos profissionais presentes na JMA e o devido protocolo criado com o nome de quem deseja utilizar o documento, data, horário e os documentos a serem retirados.
Se um documento indexado for retirado da JMA e ficar por mais de uma semana fora, um alerta é emitido no nosso sistema para que seja verificada sua localização. Um lembrete nunca é demais para quem preza por qualidade e segurança.
Não podemos parar no tempo, e por isso, estamos executando um processo de digitalização de documentos, bem como sua indexação digital, para que todas as empresas clientes JMC possam ter a JMA na palma da mão. Além disso, é importante pensar no planeta e nas próximas gerações. Cada um fazendo a sua parte, podemos viver num mundo mais consciente e sustentável.
Parte mecânica, parte automatizada, a digitalização de documentos passa pelos nossos servidores e em seguida, os documentos já em formato eletrônico, são direcionados à nossa “nuvem” criptografada e protegida à sete chaves, para que cada empreendedor possa gerenciar o seu negócio com tranquilidade enquanto nós colocamos nossa experiência em prática.
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